چگونه یک جلسه مشاوره را شروع کنیم؟ نکات مهم
1. آماده‌سازی قبلی
شروع یک جلسه مشاوره موفق به میزان آمادگی قبلی مشاور بستگی دارد. مشاور باید قبل از جلسه اطلاعات کافی در مورد موضوع مشاوره، نیازهای مراجع و اهداف جلسه را بررسی کند. این آمادگی شامل بررسی پرونده‌های قبلی مراجع (در صورت وجود)، مطالعه در مورد موضوعات مرتبط و ایجاد یک طرح کلی از روند جلسه است. این اقدامات به مشاور کمک می‌کند تا جلسه را با اعتماد به نفس و تمرکز بیشتری آغاز کند.
2. ایجاد فضای مناسب
محیطی که جلسه مشاوره در آن برگزار می‌شود، نقش مهمی در ایجاد حس آرامش و اطمینان برای مراجع دارد. فضای مشاوره باید مرتب، تمیز و بدون عوامل مزاحم باشد. صندلی‌ها باید راحت باشند و چیدمان اتاق باید به گونه‌ای باشد که ارتباط چشمی مناسب میان مشاور و مراجع برقرار شود. استفاده از نور ملایم، تهویه مناسب و حتی جزئیاتی مانند موسیقی آرام می‌تواند تأثیر مثبتی داشته باشد.
3. سلام و احوالپرسی گرم
شروع جلسه با یک سلام گرم و دوستانه می‌تواند زمینه را برای ارتباط بهتر فراهم کند. مشاور باید با لحنی صمیمانه و مهربان از مراجع استقبال کند و با سوالات ساده‌ای مثل «روزتان چطور بوده؟» یا «امروز حس‌تان چطور است؟» فضا را برای گفت‌وگو باز کند. این رویکرد باعث می‌شود که مراجع احساس امنیت کند و راحت‌تر وارد بحث شود.
4. معرفی روند جلسه
در ابتدای جلسه، مشاور باید توضیح دهد که روند جلسه چگونه خواهد بود. این شامل معرفی اهداف جلسه، ساختار کلی بحث و زمان‌بندی آن می‌شود. همچنین باید به مراجع فرصت داده شود تا انتظارات و نگرانی‌های خود را بیان کند. این اقدام باعث می‌شود که مراجع احساس کند که در روند جلسه نقش فعالی دارد و مشارکت او مهم است.
5. گوش دادن فعال
یکی از اصول کلیدی در شروع جلسه مشاوره، گوش دادن فعال است. مشاور باید با دقت به حرف‌های مراجع گوش دهد، تماس چشمی برقرار کند و با حرکات سر یا کلمات تأییدی مانند «می‌فهمم» یا «بله، ادامه دهید» نشان دهد که به صحبت‌های مراجع توجه دارد. این رفتارها باعث می‌شود که مراجع حس کند که حرف‌هایش ارزشمند است و مشاور او را درک می‌کند.
6. پرسیدن سوالات باز
در آغاز جلسه، پرسیدن سوالات باز به مراجع کمک می‌کند تا موضوعات مهم را با جزئیات بیان کند. سوالاتی مانند «می‌توانید کمی بیشتر درباره مشکل‌تان توضیح دهید؟» یا «چه چیزی شما را به این جلسه آورد؟» به مراجع این امکان را می‌دهد که آزادانه درباره احساسات و تجربیات خود صحبت کند. این نوع سوالات اطلاعات بیشتری در اختیار مشاور قرار می‌دهد و جهت‌دهی مناسبی به بحث‌ها می‌دهد.
7. ایجاد حس اعتماد
برای موفقیت جلسه مشاوره، ایجاد حس اعتماد بین مشاور و مراجع ضروری است. مشاور باید اطمینان دهد که تمام اطلاعات مطرح شده در جلسه محرمانه باقی می‌ماند. همچنین، نشان دادن همدلی و احترام به نظرات و احساسات مراجع به ایجاد این اعتماد کمک می‌کند. مشاور باید به مراجع این حس را القا کند که قضاوتی در کار نیست و هدف از جلسه کمک به اوست.
8. توجه به زبان بدن
زبان بدن نقش مهمی در ارتباطات انسانی دارد. مشاور باید در هنگام شروع جلسه به زبان بدن خود دقت کند و از حرکاتی که ممکن است نشان‌دهنده بی‌حوصلگی یا بی‌توجهی باشد، اجتناب کند. نشستن در حالت باز، حفظ تماس چشمی و لبخند ملایم از جمله رفتارهایی هستند که حس اطمینان و آرامش را در مراجع تقویت می‌کنند.
9. بررسی و شفاف‌سازی انتظارات
یکی از مراحل مهم شروع جلسه، بررسی انتظارات مراجع است. مشاور باید سوالاتی درباره اهداف مراجع از مشاوره بپرسد و در صورت لزوم این انتظارات را شفاف‌سازی کند. اگر انتظارات مراجع واقع‌بینانه نباشد، مشاور باید با توضیحات مناسب و همدلانه به او کمک کند تا دیدگاه واقع‌بینانه‌تری پیدا کند.
10. مدیریت زمان
مدیریت زمان در جلسات مشاوره از اهمیت زیادی برخوردار است. مشاور باید از همان ابتدا چارچوب زمانی جلسه را مشخص کند تا مراجع بداند که چه مدت زمان برای گفت‌وگو در اختیار دارد. این کار به مراجع کمک می‌کند تا صحبت‌های خود را سازماندهی کند و از انحراف موضوعی جلوگیری شود.
11. شروع با موضوعات عمومی
برای کاهش اضطراب و ایجاد آرامش، بهتر است جلسه را با موضوعات عمومی‌تر یا کمتر حساس شروع کنید. مشاور می‌تواند درباره موضوعاتی مانند تجربیات روزمره مراجع یا علایق او سوال کند. این رویکرد به تدریج مراجع را برای ورود به بحث‌های عمیق‌تر آماده می‌کند.
12. استفاده از تکنیک‌های یخ‌شکنی
تکنیک‌های یخ‌شکنی مانند داستان‌های کوتاه، سوالات خلاقانه یا حتی استفاده از ابزارهای ساده مانند تصاویر می‌توانند فضای صمیمانه‌تری ایجاد کنند. این تکنیک‌ها به خصوص در مواردی که مراجع احساس خجالت یا نگرانی دارد، می‌توانند بسیار مؤثر باشند.
13. احترام به سکوت
گاهی در آغاز جلسه، مراجع ممکن است سکوت کند یا در بیان احساسات خود مردد باشد. مشاور باید به این سکوت احترام بگذارد و با ایجاد فضایی آرام و بدون فشار، به مراجع فرصت دهد تا آرام شود و احساسات خود را بیان کند.
14. بازخورد اولیه
مشاور می‌تواند در همان ابتدا بازخورد کوتاهی درباره صحبت‌های مراجع بدهد تا نشان دهد که حرف‌های او را شنیده و فهمیده است. این بازخوردها می‌توانند شامل جملاتی مانند «متوجه شدم که این موضوع برای شما چقدر اهمیت دارد» باشند. این کار حس درک شدن را در مراجع تقویت می‌کند.
15. تأکید بر همکاری
در شروع جلسه باید تأکید شود که مشاوره یک فرآیند مشارکتی است و موفقیت آن به همکاری فعال هر دو طرف بستگی دارد. مشاور باید به مراجع بگوید که در این مسیر تنها نیست و هر قدم به صورت مشترک برداشته می‌شود.
16. اجتناب از قضاوت
مشاور باید از همان ابتدا فضایی بدون قضاوت ایجاد کند. مراجع باید احساس کند که می‌تواند آزادانه و بدون ترس از قضاوت شدن، احساسات و تجربیات خود را بیان کند. این موضوع به خصوص در مواردی که مراجع با مسائل حساس یا شخصی سروکار دارد، بسیار اهمیت دارد.
17. ارزیابی حالت روحی مراجع
در آغاز جلسه، مشاور باید به حالت روحی و احساسی مراجع توجه کند. اگر مراجع ناراحت یا مضطرب به نظر می‌رسد، مشاور می‌تواند ابتدا بر ایجاد آرامش تمرکز کند. این کار ممکن است با پرسیدن سوالاتی درباره احساسات فعلی مراجع یا ارائه راهکارهای تنفس عمیق انجام شود.
18. پایان‌بندی مثبت آغاز جلسه
در پایان مرحله آغازین جلسه، مشاور می‌تواند خلاصه‌ای از صحبت‌های انجام شده ارائه دهد و تأکید کند که این یک شروع خوب برای مسیر مشاوره است. ایجاد حس امید و انگیزه در مراجع از همان ابتدا می‌تواند تأثیر مثبتی در نتیجه کلی جلسات داشته باشد.
این نکات می‌توانند به مشاوران کمک کنند تا جلسات مشاوره را به شکل مؤثری شروع کنند و زمینه‌ساز تعامل مثبت و مفید با مراجع باشند.
